Si une demande d’aide financière à frais partagés est approuvée pour un projet, une confirmation écrite sera envoyée par courriel par l’AASRO (ou par la poste si aucune adresse de courriel n’est fournie). La lettre d’approbation confirmera ce qui suit :
- Tous les coûts liés à votre demande qui ont été jugés inadmissibles
- Dates admissibles pour les factures, dates limites pour achever le projet et soumettre une demande de remboursement
- Ce qui doit être soumis avec la demande de remboursement
- Comment confirmer la participation à un événement de partage des connaissances admissible
- Information sur la façon de soumettre une demande de remboursement en utilisant le portail en ligne de l’AASRO
Chaque projet doit être achevé, chaque coût doit être complètement payé, chaque pratique doit avoir été entièrement mise en œuvre sur les nouvelles acres et vous devez avoir participé à un événement de partage des connaissances avant de pouvoir soumettre une demande de remboursement.
Dans le cadre d’un projet admissible, chaque coût réclamé doit être appuyé par une facture faite au nom de l’entreprise agricole du demandeur. Tous les coûts réclamés doivent avoir été payés par l’entreprise agricole du demandeur. Une preuve de paiement doit indiquer qui a payé, qui a reçu le paiement, le montant du paiement et la date du paiement. Les preuves de paiement comprennent ce qui suit :
(Prendre note: Cette section était mise à jour le 14 mai, 2025)
- Copie du recto et du verso d’un chèque oblitéré
- Image électronique d’un chèque traité
- Confirmation d’un transfert électronique qui comprend les mots « Deposited » (Déposé) ou « Autodeposited » (Autodéposé/Déposé automatiquement)
- Confirmation du paiement d’une facture d’une institution bancaire
- Relevé d’une institution bancaire indiquant à qui le chèque traité fut fait ou à qui fut effectué le paiement électronique, ainsi que le montant
- Reçu d’une carte de crédit ou de débit identifiant clairement le montant et le récipiendaire du paiement – les numéros des cartes de crédit ou de débit et autres renseignements, comme les coûts qui ne sont pas liés au projet, devraient être noircis
Les paiements en espèces (argent comptant) sont fortement déconseillés car ils ne pourront peut-être pas satisfaire les exigences en matière de preuve de paiement. Si une preuve de paiement ne peut pas être fournie, l’AASRO ne peut pas rembourser le coût. L’AASRO peut exiger tout renseignement additionnel du demandeur qu’elle juge nécessaire (p. ex. copies de rapports d’audit de plans ou de permis obtenus par le demandeur durant la réalisation du projet) pour appuyer la demande de remboursement.
Les paiements d’aide financière à frais partagés seront effectués par transfert électronique de fonds (TEF) au nom légal (dénomination sociale) de l’entreprise agricole. Toute l’aide financière à frais partagés que vous recevez est considérée comme étant un revenu imposable pour l’entreprise agricole. L’AASRO émettra un formulaire d’impôt (AGR-1) et déclarera le montant versé à l’Agence du revenu du Canada (ARC). C’est la raison pour laquelle le numéro d’assurance sociale du demandeur est recueilli s’il n’a pas de numéro d’entreprise de l’ARC.
